Was ausgelagert wird und was nicht
Kaltakquise ist die erste Ansprache eines Unternehmens, das mit Ihnen noch keine Geschäftsbeziehung hat und auch nicht von sich aus angefragt hat. Beim Outsourcing übernimmt ein externer Dienstleister diese Erstansprache ganz oder teilweise. Am Ende steht meist ein Termin, in dem Ihr Vertrieb oder Ihre Geschäftsführung mit einem Entscheider über einen konkreten Bedarf spricht.
Was nicht ausgelagert wird: Ihre Kenntnis des eigenen Angebots, die Entscheidung, welche Kunden Sie wollen, und das Verkaufsgespräch selbst. Ein Dienstleister kann diese Dinge vorbereiten, aber nicht ersetzen. Welche Schritte sich im Einzelnen vergeben lassen, beschreibt Abschnitt 2.
Die sechs Schritte
| Schritt | Was passiert | Ihre Aufgabe |
|---|---|---|
| 1. Briefing | Angebot, Nutzen, Referenzen, Ausschlüsse, Wettbewerber werden erfasst | Ansprechpartner benennen, Unterlagen liefern, Fragen beantworten |
| 2. Zielgruppe und Listen | Branchen, Größen, Regionen und Positionen werden festgelegt, Firmen und Ansprechpartner recherchiert | Zielgruppe freigeben, Bestandskunden und Sperrliste liefern |
| 3. Leitfaden | Gesprächseinstieg, Fragen, Einwände und Termindefinition werden geschrieben | Leitfaden prüfen und freigeben |
| 4. Ansprache | Anrufe, oft ergänzt durch Brief oder Nachfass-E-Mail nach Gespräch | Erreichbar sein für Rückfragen |
| 5. Übergabe | Termin mit Gesprächsnotiz landet in Ihrem Kalender oder CRM | Termin führen, Ergebnis zurückmelden |
| 6. Bericht und Anpassung | Zahlen und Erkenntnisse werden ausgewertet, Leitfaden und Zielgruppe nachgeschärft | Bericht lesen, entscheiden, was geändert wird |
Die Schritte 1 bis 3 fallen vor dem ersten Gespräch an. Wie lange das dauert, hängt vor allem davon ab, wie schnell Sie selbst Unterlagen liefern und freigeben. Fragen Sie im Angebot nach festen Daten für jeden dieser Schritte.
Rollen auf beiden Seiten
Auf Ihrer Seite braucht es eine Person, die das Projekt verantwortet, Freigaben erteilt und Rückmeldungen gibt. Ohne diese Person bleiben Leitfäden ungeprüft und Termine ohne Rückmeldung, und der Dienstleister kann nichts verbessern.
Auf der Seite des Dienstleisters sollten Sie wissen, wer Ihr fester Ansprechpartner ist und wer tatsächlich telefoniert. Arbeiten wechselnde Personen an Ihrem Auftrag, muss das Briefing schriftlich so gut sein, dass jede neue Person damit arbeiten kann. Fragen Sie, wie viele Stunden je Woche auf Ihr Projekt entfallen und ob die Personen fest angestellt oder freie Mitarbeiter sind.
Die Termindefinition
Der wichtigste Satz im ganzen Vorhaben steht in der Vereinbarung, was als Termin gilt. Ein Termin kann eine kurze Rückrufzusage sein oder ein einstündiges Gespräch mit dem Geschäftsführer eines Unternehmens, das konkret über eine Investition nachdenkt. Beides wird „Termin“ genannt. Legen Sie mindestens fest:
- welche Position der Gesprächspartner haben muss,
- welche Größe und Branche das Unternehmen haben muss,
- ob ein Bedarf oder ein Anlass bestätigt sein muss,
- welche Form der Termin hat (vor Ort, Video, Telefon) und wie lang er ist,
- was passiert, wenn der Termin ausfällt oder sich als unpassend herausstellt.
Wie man das in Verträgen und Preismodellen absichert, steht in Abschnitt 6.
Kanäle
Die meisten Dienstleister arbeiten telefonisch, weil Anrufe bei Unternehmen in Deutschland unter Bedingungen ohne vorherige Einwilligung zulässig sein können. Werbe-E-Mails an Unternehmen brauchen dagegen grundsätzlich eine vorherige ausdrückliche Einwilligung. Briefe sind meist zulässig. Wer mehrere Kanäle kombiniert, muss für jeden einzeln prüfen, was erlaubt ist. Die Regeln je Kanal erklärt kaltakqui.se; was Sie als Auftraggeber verantworten, steht in Abschnitt 10.
Woran Sie einen guten Ablauf erkennen
Ein guter Dienstleister fragt im Briefing mehr, als Sie erwarten, legt den Leitfaden zur Freigabe vor und nennt Zahlen ohne Beschönigung: wie viele Firmen angerufen, wie viele Entscheider erreicht, wie viele Gespräche geführt wurden. Fehlen diese Rohzahlen im Bericht, können Sie nicht beurteilen, ob wenige Termine an der Zielgruppe, am Leitfaden oder an zu wenig Arbeit liegen. Welche Zahlen Sie verlangen sollten, steht in Abschnitt 8.