Was Appointment Setting ist
Appointment Setting heißt Terminvereinbarung. Gemeint ist eine Arbeitsteilung im Vertrieb: Eine Person spricht Unternehmen an, prüft, ob ein Gespräch sinnvoll ist, und legt einen Termin. Eine andere Person führt dieses Gespräch und verkauft. Der Begriff stammt aus dem englischsprachigen Vertrieb. Im Deutschen ist auch von Terminierung die Rede, in größeren Vertriebsorganisationen von Sales Development.
Die Trennung hat einen einfachen Grund. Die Erstansprache braucht Ausdauer und viele Versuche, das Verkaufsgespräch braucht Fachwissen und Zeit. Wer beides in einer Person vereint, macht in der Regel das eine auf Kosten des anderen.
Was ein Appointment Setter tut
- Zielfirmen aus einer freigegebenen Liste anrufen,
- den zuständigen Entscheider finden und erreichen,
- mit wenigen Fragen klären, ob Bedarf, Zuständigkeit und Zeitpunkt passen,
- einen Termin nach Ihrer Termindefinition vereinbaren und mit Gesprächsnotiz übergeben,
- Absagen, Wiedervorlagen und Widersprüche sauber festhalten.
Preisverhandlung und Angebot gehören nicht dazu. Wie der Weg vom Briefing bis zur Übergabe aussieht, beschreibt der Abschnitt zum Ablauf.
Die Vollkosten einer eigenen Stelle
Das Gehalt ist nur der sichtbare Teil. Zu einer Stelle gehören diese Posten:
| Posten | Was dazugehört |
|---|---|
| Gehalt | Bruttogehalt, gegebenenfalls variable Anteile |
| Arbeitgeberanteil | Anteil zur Sozialversicherung und weitere Lohnnebenkosten |
| Suche | Anzeigen, Auswahlgespräche, Zeit der Geschäftsführung |
| Einarbeitung | Monate mit vollem Gehalt und geringerer Leistung |
| Ausfall | Urlaub, Krankheit, Weiterbildung: Zeit ohne Anrufe |
| Führung | Mithören, Rückmeldung, Auswertung, Abstimmung mit dem Vertrieb |
| Werkzeuge | Arbeitsplatz, Telefonie, CRM-Lizenz, Daten für Listen |
Ein Rechenweg mit Beispielannahmen: Angenommen, die Stelle wird mit 48.000 € Jahresbruttogehalt besetzt, der Arbeitgeberanteil beträgt 21 %, und für Arbeitsplatz und Werkzeuge fallen 700 € im Monat an. Das ergibt 66.480 € im Jahr. Angenommen weiter, eine Führungskraft wendet an 46 Wochen je vier Stunden auf, intern bewertet mit 60 € je Stunde. Das sind weitere 11.040 €. Für die Suche sind im ersten Jahr einmalig 5.000 € angesetzt. Zusammen kostet die Stelle im ersten Jahr 82.520 €.
Dem stehen die produktiven Stunden gegenüber. Angenommen, von 260 Werktagen fallen 30 für Urlaub und 10 für Krankheit weg, und an den übrigen 220 Tagen entfallen sechs Stunden auf die Akquise. Das sind 1.320 Stunden. Arbeitet die neue Kraft in den ersten drei Monaten mit halber Leistung, fehlen rund 165 Stunden, und es bleiben 1.155. Eine produktive Akquisestunde kostet in diesem Beispiel im ersten Jahr rund 71 €, ab dem zweiten Jahr ohne Suche und Einarbeitung rund 59 €. Setzen Sie Ihre eigenen Werte ein; jede Annahme verändert das Ergebnis.
Extern beauftragen: Termin oder Stunde
Externe Anbieter rechnen Appointment Setting meist auf eine von zwei Arten ab. Bei der Stundenleistung kaufen Sie Akquisezeit und tragen das Risiko, dass daraus wenige Termine entstehen. Beim Preis je Termin trägt der Anbieter einen Teil dieses Risikos und rechnet es in den Preis ein. Wie sich das Risiko je Modell verteilt, steht unter Vertrags- und Preismodelle. Auch beim externen Weg bleibt Arbeit bei Ihnen: Briefing, Freigaben, Rückmeldung zu Terminen.
Für den Vergleich müssen beide Seiten in dieselbe Einheit. Eine Stundenleistung stellen Sie direkt Ihrem Preis je produktiver Stunde gegenüber. Einen Terminpreis können Sie erst vergleichen, wenn Sie annehmen, wie viele Termine Ihre eigene Kraft je Stunde vereinbaren würde. Diese Zahl kennt zu Beginn niemand. Rechnen Sie deshalb mit drei Szenarien; der Rechner macht das mit Ihren Werten und zeigt, bis zu welchem Terminpreis sich ein Dienstleister rechnet.
Woran Sie die Entscheidung festmachen
- Dauer des Bedarfs. Eine Stelle rechnet sich über Jahre, weil Suche und Einarbeitung nur einmal anfallen. Brauchen Sie Termine nur für einige Monate, tragen Sie diese Kosten fast vollständig.
- Führung im Haus. Ein Setter braucht jemanden, der mithört, Rückmeldung gibt und Zahlen liest. Fehlt diese Person, fehlt auch die Grundlage für die niedrigeren Stundenkosten.
- Erklärungsbedarf des Angebots. Je mehr Fachwissen schon die Qualifizierung verlangt, desto eher lohnt eine eigene Kraft, die Ihr Angebot über Monate kennenlernt.
- Aufnahmefähigkeit des Vertriebs. Mehr Termine helfen nur, wenn jemand sie führt. Klären Sie zuerst, wie viele Termine je Woche Ihr Vertrieb wahrnehmen kann.
- Ausfallrisiko. Eine einzelne Kraft fehlt im Urlaub, bei Krankheit und nach einer Kündigung. Einen Dienstleister können Sie vertraglich verpflichten, die vereinbarte Leistung auch dann zu erbringen.
- Messbarkeit. Ohne verlässliche Zahlen zu Anrufen, Gesprächen und Terminen können Sie weder eine eigene Kraft noch einen Dienstleister beurteilen.
Zwischen beiden Wegen liegt die Mischform: Ein Dienstleister beginnt, und eine eigene Kraft übernimmt, sobald Leitfaden und Zielgruppe stehen. Wie das vertraglich vorbereitet wird, beschreibt die Seite Teilweise auslagern und zurückholen.